در زمان شروع شغل جدید خیلی چیزها برای شما جدید و عجیب خواهند بود. شاید شما هم احساس خوبی نداشته باشید که در اولین روزهای حضور مرتباً شرایط را از کسی سؤال کنید؛ اینکه باید با چه سبک لباسی در دفتر کار حاضر شوید، چه زمانی و چه مدت اجازه استراحت کردن دارید، زمان ناهار کی است و سؤال زیادی از همین قبیل که به ذهنتان می‌آید. برای روشن شدن موضوع و کاهش حداکثری مشکلات این چنینی، بخش منابع انسانی سازمان‌ها می‌توانند نقش پررنگی را ایفا کنند. آن‌ها باید تمام اطلاعات لازم برای کارمندان جدید را در اختیار آن‌ها قرار دهند و در روزهای ابتدایی از آن‌ها استقبال کنند. ولی اگر شرکت بخش جداگانه‌ای برای منابع انسانی نداشته باشد چه؟ اگر مدیران بخش‌ها چنین نگرش و آینده‌نگری نداشته باشند چه؟ در این شرایط باید خودتان را برای حضور در محل کار و شروع شغل جدید آماده کنید.
چرا اولین هفته‌ی کاری شما برای موفقیت بلندمدت حیاتی است؟
برداشت اولیه تنها یک‌مرتبه اتفاق می‌افتد و می‌تواند تا آخر عمر باقی بماند. شاید فکر کنید این صحبت اغراق شده است و برداشت اولین آن‌چنان هم تأثیرگذار نیست. بیایید ببینیم تحقیقات علمی و دانشگاهی در مورد اولین زورهای حضور و شروع شغل جدید چه چیزی را نشان می‌دهند.
اکثر مدیران اجرایی چیزی در حدود حداکثر ۳ ماه به استخدامی‌های جدید فرصت می‌دهند تا خودشان را ثابت کنند. یک مطالعه در سال ۲۰۱۶ نشان داد که ۶۳ درصد مدیران مالی به یک کارمند جدید کمتر از ۳ ماه فرصت می‌دهند تا ارزش خود را نشان دهد. این در حالی است که حدود ۹ درصد آن‌ها تنها یک ماه به کارمندان فرصت می‌دهند. 91 درصد کارکنان در همان ماه اول تصمیم می‌گیرند کارشان را ترک کنند. این تنها یکی از یافته‌های مطالعات انجام شده در سال ۲۰۱۸ و روی ۹۰۰۰ فرد جویای کار در ۱۱ کشور است. مدیریت ضعیف، ناهماهنگی بین تبلیغ شغل و وظایف واقعی، عدم تطابق با فرهنگ شرکت و تجربه ضعیف استخدامی همگی جزو دلایلی بودند که ممکن است فرد در همان ماه اول از انتخاب این شغل پشیمان شده و به فعالیت بلندمدت در این شغل و سازمان امیدوار نباشد.
علم نشان می‌دهد که اولین برداشت‌ها به‌طور چشمگیر و آزاردهنده‌ای ثابت و پایدار هستند. براساس مطالعه‌ای که در سال ۲۰۱۹ در دانشگاه وسترن انتاریو انجام شده بود، حتی اگر در آینده رفتاری کاملاً متمایز و خاص داشته باشید که برداشت اولیه از شما در ذهن افراد را به چالش می‌کشد، باز هم همان برداشت و قضاوت اولیه در ذهن آن‌ها باقی می‌ماند و در نگرش آن‌ها نسبت به شما تأثیرگذار است.
تصور کنید یک همکار جدید به جمع شما اضافه می‌شود و برداشت اولیه شما از او چندان مثبت نیست و باب میل نیست. چند هفته بعد، همان همکار را در یک مهمانی می‌بینید و تعامل بیشتری با او برقرار می‌کنید. این مرتبه جنبه‌های مثبت و دوست‌داشتنی بیشتری را در شخصیت او متوجه می‌شود. در این شرایط، اگرچه می‌دانید برداشت اولیه شما از او اشتباه بوده است، و در طی مهمانی متوجه اشتباه خود شده بودید. ولی تحقیقات نشان می‌دهند که رفتار شما در محیط‌ها و شرایط مشابه آن مهمانی با این همکار مثبت خود بود، ولی در شرایط عمومی و کاری، نگرش شما نسبت به او همچنان از همان برداشت اشتباه اولیه متأثر خواهد بود. ولی این موضوع همیشه هم پایدار نبوده و قابل تغییر است.
1- یک هفته قبل از شروع شغل جدید: تحقیق کنید
متخصصین منابع انسانی توصیه می‌کنند که یک هفته قبل از شروع شغل جدید، در مورد آن سازمان و شرکت تحقیق کنید. پست‌ها و ارسال‌های آن‌ها در شبکه‌های اجتماعی را دنبال کنید. در میان این نوشته‌ها شاید چیزهایی در مورد فرهنگ سازمانی و رفتار مناسب در این مجموعه متوجه شدید. بعضی از سازمان‌ها در یک چک‌لیست برای اولین روز کاری در اختیار شما قرار می‌دهند تا آمادگی بیشتری برای حضور داشته باشید. اگر مدیر استخدام‌کننده چنین چیزی را در اختیار شما قرار نداد، چند روز قبل از شروع شغل جدید از او بپرسید که آیا موارد خاصی هستند که در اولین روز کاری باید آن‌ها را بدانید و خودتان را برای آن آماده کنید؟ بسته به نقش شما در این سازمان، انجام کارهای زیر هم می‌تواند برای شما مفید باشد:
♦ در خصوص رقبای این شرکت تحقیق کنید.
♦ نرم‌افزار کامپیوتری که در این سازمان استفاده می‌کنند را تمرین کنید.
♦ نگاهی به پروفایل لینکدین کارکنان سازمان بیندازید.
2- یک هفته از شروع شغل جدید: همه‌چیز را آزمایش کنید
اگر قرار است دورکاری کنید، اتصال اینترنت و وضعیت سلامت سیستم عامل و نرم‌افزارهای کامپیوتر خود را بررسی کنید. به صورت کلی، هر تجهیزات و چیزی که در اولین روز کاری به آن احتیاج خواهید داشت را به‌دقت بررسی کنید تا هیچ ایرادی نداشته باشند. اطمینان پیدا کردن از سلامت و کارکرد بی‌نقص تجهیزات به شما کمک می‌کند تا اطمینان خاطر داشته باشید و در اعتماد به نفس شما نیز می‌تواند تأثیرگذار باشد.
3- سه روز قبل از شروع کار: با مدیر خود تماس بگیرید
مدیرتان شما را انتخاب کرده و حتماً هم می‌خواهد که در سمت خود موفق باشید. بنابراین، هیچ نگرانی و خجالتی بابت کمک و مشورت گرفتن از آن‌ها نداشته باشید. ارسال یک ایمیل ساده می‌تواند در خیلی مواقع پاسخ سؤال و مشکل شما را ارائه کند.
در خصوص نحوه پوشش کارکنان سازمان از مدیر خودتان بپرسید. حتی اگر دورکاری می‌کنید، شاید کماکان نحوه پوشش برای آن‌ها اهمیت داشته باشد. به‌صورت کلی، از او بپرسید که آیا چیز خاصی است که در اولین روز شروع شغل جدید باید به آن توجه کنید یا خیر. مطرح کردن چنین پرسش و درخواستی از ۲ جهت می‌تواند برای شما مفید باشد. اول اینکه اطلاعات کافی برای حضور در محل کار را پیدا می‌کنید و با آمادگی بیشتری به آنجا می‌روید. دوم اینکه به کارفرمای خود نشان می‌دهید که می‌خواهید بهترین شروع و عملکرد را داشته باشید و حرفهای بودن در تمام زمینه‌ها برای شما اهمیت دارد. این کار باعث ایجاد احساس و نگرشی مثبت از شما در ذهن مدیر خواهد شد.
4- یک روز قبل از شروع کار: برنامه زمانی خود را تأیید کنید
تصور نکنید همه چیز را در مورد فرایندهای کاری در آن سازمان می‌دانید. حتی مسائل نسبت ساده‌ای مثل ساعت ناهار می‌تواند در اولین روز اهمیت بیشتری برای شما داشته باشد. در هرحال، همیشه ممکن است جزئیاتی وجود داشته باشد که شما از آن‌ها بی‌خبر هستید.
بسته به نوع صنعتی که در آن مشغول به کار می‌شوید، ساعات کاری ممکن است کمی تفاوت داشته باشد. طبعاً شما نمی‌خواهید که در اولین روز کاری دیر سرکار بروید! برای اجتناب از اشتباهات و سوءبرداشت‌های این‌چنینی، توصیه می‌کنیم که زمان‌بندی‌ها را با مدیر و یا بخش منابع انسانی سازمان بررسی کنید. از آن‌ها بپرسید که انتظار دارند چه ساعتی کار را شروع کرده و چه ساعتی به اتمام برسانید؟ ناهار چه زمانی است و چقدر برای صرف آن زمان دارید؟
5- در اولین روز کاری: خودتان را به تیم معرفی کنید
شروع به کار شما معمولاً ناگهانی نخواهد بود. مدیر بخش یا منابع انسانی معمولاً از قبل به اعضای تیم اطلاع می‌دهد که فرد جدیدی به تیم آن‌ها اضافه خواهد شد. ولی اگر آن‌ها این کار را انجام ندادند، شما از فرصت استفاده کرده و خودتان را به آن‌ها معرفی کنید. از مدیر خود بپرسید که آیا اجازه دارید یک ایمیل و یا پیام به باقی اعضای تیم ارسال کرده و خودتان را به آن‌ها معرفی کنید؟
۶. در اولین روز کاری: زودتر به محل کار برسید
دیر حاضر شدن در محل کار، به‌خصوص در هفته اول کاری، اصلاً نشانه خوبی برای شما نیست. رفت و آمد خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که ترافیک، گم شدن و یا هر عامل غیرقابل پیش‌بینی دیگر باعث دیر رسیدن شما به محل کار نشوند؛ در واقع، همه‌چیز را در نظر بگیرید. هیچ ایرادی ندارد که در اولین روزی کاری حتی ۳۰ الی ۴۰ دقیقه زودتر به محل کار برسید.
اگر دیر به محل کار برسید، حتماً فشار و استرس بیشتری به شما وارد خواهد شد. از سوی دیگر، زود رسیدن فرصت کافی را به شما می‌دهد که کمی با محیط عادت کرده، یک لیوان قهوه بنوشید و کمی احساس آرامش بیشتری داشته باشید تا سایر همکاران نیز از راه برسند. بنابراین، زود رسیدن یک بازی برد-برد برای شما خواهد بود و از چند جنبه سود می‌برید.
۷. در هفته اول: یک دوست پیدا کنید
در برخی از شرکت‌ها، هر فرد جدیدی که در سازمان استخدام می‌شود را با یک نفر دوست و یا مربی آشنا و جفت می‌کنند تا در انجام کارها و آشنایی با محیط از او کمک بگیرند. ولی اگر در سازمان شما چنین رویکردی وجود ندارد، باید خودتان دست به کار شده و یک دوست پیدا کنید. کمی گردش و تحقیق در شبکه لینکدین به شما کمک می‌کند تا دوستان بالقوه خود در این محیط کاری را شناسایی کنید. این کار می‌تواند نقطه شروع خوبی برای شما باشد.
زمان استراحت و ناهار می‌تواند فرصت خوبی برای آشنایی با همکاران شما باشد. بنابراین، برای ناهار منتظر دعوت کسی نباشید؛ بلکه خودتان کسی را دعوت کرده و ناهار را با او صرف کنید. به صورت کلی، یادتان باشد در روزهای ابتدایی شروع کار جدید نیازی نیست که خیلی با تمام کارمندان صمیمی شده و برای آشنایی پیش میز آن‌ها بروید. ولی در عین حال، بدجنس هم نباشید و از آن‌ها دوری نکنید. توصیه ما این است که خودتان را به هم‌تیمی‌ها معرفی کنید و هنگام صرف ناهار، به یکی از آن‌ها پیشنهاد کنید که ناهار را با یکدیگر صرف کنید.
نشان دهید که از اینکه بخشی از تیم هستید خوشحال هستید و مشتاقانه منتظر ایجاد یک رابطه کاری عالی با همه هستید. اگر به صورت دورکاری با یک تیم همکاری می‌کنید، گاهی اوقات صحبت‌های خارج از کار و دوستانه را پیش بکشید. این کار به ایجاد یک رابطه صمیمی و نزدیک‌تر بسیار کمک خواهد کرد.
۸. در هفته اول: با مدیر خود یک ملاقات داشته باشید
شرکت مایکروسافت رفتار اولیه حدود ۳۰۰۰ فرد تازه استخدام شده را تجربه و تحلیل کرد. این بررسی نشان دا که وقتی کارمندان جدید در هفته اول به صورت انفرادی با مدیر خود ملاقات داشته باشند، از ۳ طریق سود می‌برند:
- آن‌ها شبکه داخلی بزرگ‌تری پیدا می‌کنند که این امر منجر به افزایش احساس تعلق و افزایش شانس ماندن طولانی آن‌ها در سازمان می‌شود.
- آن‌ها جلسات بهتری داشتند.
- در مقایسه با افرادی که جلسه انفرادی با مدیرها نداشتند، این افراد همکاری بهتر و بیشتری با اعضای تیم خود داشتند.
بنابراین، در همان هفته اول حضور سعی کنید یک مقالات انفرادی با مدیر خودتان داشته باشید.
۹. همه روزه: از سؤال پرسیدن نترسید
زمانی که تازه استخدام می‌شوید، احتمالاً می‌خواهید برای اثبات ارزش خودتان، توانا، دانا و با اعتماد به نفس به نظر برسید. اما از سؤال پرسیدن نترسید، به خصوص اگر دورکاری می‌کنید.
یک موضوعی که خیلی از کارمندان دورکار با آن دست و پنجه نرم می‌کنند، قرار گرفتن در این دو راهی است که آیا سؤال پرسیدن واقعاً به‌جا و مناسب است و باعث روشن شدن فرایندها و وظایف می‌شود، و یا اینکه سؤال پرسیدن نوعی اذیت و مزاحم شدن مدیران و همکاران است. با این حال، خیالتان راحت باشد، خیلی عجیب و نادر است که یک مدیر به‌خاطر پرسیدن سؤال از کارمند خود عصبانی شود؛ به‌خصوص اگر کارمند تازه‌وارد بوده و سؤالات را برای بهبود عملکرد و انجام وظیفه پرسیده باشد!
برای سؤال پرسیدن از همکاران و یا مدیران خود می‌توانید از ابزارهای مختلف استفاده کنید. اتوماسیون‌های داخل سازمانی و یا ایمیل می‌تواند روش مناسبی برای پرسیدن سؤالات شما باشد.
از سوی دیگر، اگر دنبال راهی برای آب کردن یخ میان خودتان و همکارانتان هستید، این سؤال‌ها می‌توانند روش خوبی باشند. گفتگوهای ایجاد شده بر اساس این سؤالات می‌تواند زمینه‌ساز آشنایی بیشتر با سایر اعضای تیم و همکاران شود. بر اساس تحقیقاتی که دانشگاه هاروارد انجام شده است، پرسیدن سؤال در محیط‌های کار باعث می‌شود افراد شما را بیشتر دوست داشته باشند، به‌خصوص اگر سؤال شما از نوع «ادامه‌دار» باشد. منظور از سولات ادامه‌دار، سؤالی است که دقیقاً در مورد موضوعی مطرح می‌کنید که همکار شما اخیراً در مورد آن صحبت کرده بود. یک سؤال ادامه‌دار می‌تواند به شکل زیر باشد:
♦ شما: پس کار شما چیست؟
♦ شما: اوه، خیلی خوبه! من عاشق خواندن وبلاگ شرکت هستم. چطور ایده‌های آن مقالات را پیدا می‌کنید؟
با این حال، هنگام سؤال پرسیدن باید مراقب باشید. چراکه اگرچه سؤال پرسیدن می‌تواند رابطه شما و همکاران را بهبود ببخشید و نقش مثبتی داشته باشد، ولی پرسیدن سؤالات اشتباه می‌تواند تأثیر خیلی منفی داشته باشد. بدترین نوع سؤال پرسیدن، تغییر ناگهانی تمام موضوع بحث است. به همان مثال قبل توجه کنید:
♦ شما: پس کار شما چیست؟
♦ همکار: من تیم بازاریابی محتوا را رهبری می‌کنم.
♦ شما: چه جالب. سرگرمی شما چیه؟
بر اساس تحقیق دانشگاه هاروارد، سوالات این چنینی که موضوع را ناگهان به صورت کلی تغییر می‌دهند، بدترین تاثیر را داشته و کم‌ترین میزان محبوبیت را ایجاد می‌کنند. این سوالات موضوع را کلاً تغییر می‌دهند و به نوعی به همکار و مخاطب شما نشان می‌دهند که شما چندان به حرفهای او گوش نمی‌کردید و بحث را به خوبی پیش نمی‌برید.